Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Для любого масштаба бизнеса важна эффективная организация процесса закупок. Если в компании маленького размера руководство может взять на себя функции закупок совместно с ассистентами, то с увеличением масштаба компании данный процесс потребует слишком больших временных и трудовых затрат. В этом случае возникает необходимость в трудовых ресурсах, и оптимальным решением является автоматизация закупок. В данной статье мы расскажем, что представляет собой автоматизация закупок и какие преимущества она имеет для организации данного процесса.

Автоматизированные закупки - это специальная программа, которая используется для повышения эффективности работы отдела закупок и всей компании. Она позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, согласовывать сроки поставок. Автоматизированная система позволяет анализировать продажи и контролировать плановые показатели. Программа работает быстрее, не ошибается, не опаздывает и не требует зарплату, что помогает в сокращении затрат компании.

По статистике, использование автоматизированной организации закупок на предприятии может сократить затраты на 15-16% и ускорить закупочный процесс на 20-30%. Это также приводит к экономии времени закупщиков и поставщиков, прозрачности алгоритма и увеличению количества поставщиков, что создает конкуренцию и может привести к предложению товаров и услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.

Необходимость обучения сотрудников работе с автоматизированной системой является основным недостатком внедрения такой программы, особенно в крупных компаниях. Однако, есть организации, которые предоставляют презентации и гайды по работе с такими системами.

Примером успешного использования автоматизации в компании является компания "Вимм-Билль-Данн", которая после автоматизации складского хозяйства сократила количество возвратов продукции практически вдвое, увеличила количество обрабатываемых в сутки заказов на треть и повысила показатель точности работ с 77% до 99%.

Каждая компания имеет свои уникальные бизнес-процессы, которые необходимо учитывать при внедрении автоматизации. В этом случае, возникает необходимость использования различных систем для организации автоматической закупки. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиал в другой стране работает на 1С ERP, то для эффективного автоматизирования закупок необходимо провести доработки и наладить интеграцию между двумя системами. Конечно, можно использовать локальные базы данных, но данное решение имеет свои недостатки, такие как:

• Конфиденциальная информация рискует быть утеряна или скомпрометирована. Киберпреступления стали обыденностью, а защита самых известных баз данных ни в коем случае нельзя считать надежной.
• Руководитель не сможет быстро найти информацию о тендерах, сроках и результатах. Это достаточно существенный недостаток, так как оперативность в бизнесе играет важную роль.
• Коммуникация с поставщиками ведется посредством электронной почты и телефона, что не позволяет сохранить полную историю взаимоотношений с партнерами. Данная информация является важной как для анализа результатов сотрудничества, так и для решения конфликтов с бизнес-партнерами.
• Необходимо каждый раз создавать новые документы и письма, отсутствует систематизированное хранилище шаблонов и типовых документов. Это отнимает много времени, которое можно было бы использовать более продуктивно.

Следовательно, использование локальных баз данных подходит только для начинающих предпринимателей. Это просто и удобно в использовании, однако при расширении бизнеса теряет свою актуальность. Вместо этого, все быстрорастущие компании применяют автоматизированные системы организации закупок, которые помогают решить все вышеперечисленные проблемы.

Переписываю статью об особенностях внедрения систем с сохранением ее структуры.

Внедрение автоматизированных систем закупок проходит несколько этапов. В первую очередь, специалистам необходимо изучить особенности бизнес-процессов компании, чтобы сделать правильное проектирование и разработать систему. Важную роль играет также программное обеспечение, поскольку без надежного «железа» могут возникнуть проблемы. Однако профессиональные консультанты по внедрению таких систем учитывают все нюансы и помогут выбрать индивидуальное решение.

После установки системы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Доступ к системе может получить каждый сотрудник, а также несколько администраторов, отвечающих за организацию закупок на предприятии. Если в компании есть несколько подразделений, то необходимо установить систему на каждое из них. Чтобы сотрудники могли без спешки ознакомиться с нововведением, а руководство убедилось в его качестве, можно начать с запуска системы в тестовом режиме.

Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но компании, которые занимаются этим, обычно располагают специальными отделами технической поддержки, которые готовы помочь решить любые вопросы. Главное — выбрать проверенного поставщика услуг.

Фото: freepik.com