Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Использование программного обеспечения при обработке первичных документов может значительно снизить процент ошибок, вызванных ошибками, допущенными человеческим фактором. Таким образом, каким образом можно снизить количество ошибок? Чтобы обрабатывать различные типы документов, такие как бумажные и электронные, можно использовать универсальные программные решения, которые могут быть извлечены из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов может сильно упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки. Кроме того, интеллектуальные системы обработки информации могут существенно оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, например, ускорить ввод данных, контролировать корректность заполнения, а также автоматически вносить документы в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации рекомендуется обратить внимание на возможность ее расширения, масштабирования и интеграции в соответствии с требованиями компании. Кроме того, при покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.
Информационный поток играет важную роль в нашей жизни, и крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией - владеет миром" здесь как нельзя уместна. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний информация является чрезвычайно важным фактором. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Компания ABBYY может помочь своей платформой ABBYY FlexiCapture облегчить участь работников бухгалтерии.
От пера и чернил до искусственного интеллекта: технологии обработки информации
Истоки бухгалтерской отчетности уходят в глубокую историю. Еще 3600 лет до нашей эры, в Шумерском государстве, глиняные таблички использовались в качестве носителя информации. За последующие тысячелетия обработка бухгалтерских документов прошла несколько этапов развития.
Первый этап распространялся до второй половины XIX века и назывался «ручным». Информация собиралась и обрабатывалась только с помощью бумаги, пера и чернильницы. Это была эпоха толстых бухгалтерских книг и рукописных копий документов. Точность данных оставляла желать лучшего, поскольку человеческий фактор не мог не играть своей роли. К тому же информация в это время была плохо защищена, ее доставка осуществлялась либо по почте, либо курьерами, что не гарантировало стопроцентной надежности.
Второй этап, который получил название электромеханического, начался в 1831 году и продолжался до середины XX века. Изобретение первого электромагнитного реле и создание механического табулятора позволили обработку данных стать эффективнее. Появилась пишущая машинка, а почтовая система была модернизирована, что облегчило труд бухгалтеров и сделало информацию более защищенной.
В 1930 году на основе табуляторов в Питтсбурге (США) был создан прообраз первой вычислительной сети из 20 табуляторов и 15 пишущих машинок. Эта сеть использовалась для расчетов с покупателями в одном из универмагов. Третий этап начался со второй половины XX века и связан с наступлением компьютерной эпохи. Появление первых ЭВМ сделало обработку бухгалтерских данных более эффективной. Технология обработки включала три важнейших компонента — учет, анализ и принятие решений. Копировальная техника и диктофоны помогли в работе, но объем бумажных документов все еще был огромным.
Четвертый этап наступил в XXI веке, и он связан с появлением интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации. Бумажные документы все чаще цифровизируются. Программы осуществляют важные этапы обработки и ввод данных без участия человека, что позволяет существенно снизить количество ошибок. Современные программы способны самостоятельно проводить интеллектуальную обработку информации из любых типов бухгалтерских документов — счетов-фактур, контрактов, счетов. Способ их получения может быть любым — сканы, фотографии, электронные документы, тексты писем или вложений. ABBYY FlexiCapture - одно из программных решений, которое использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта.
ABBYY FlexiCapture - отличное решение для работы в области документооборота в бухгалтерии. Оно позволяет справляться с массой информации при сдаче отчетности по НДС в налоговую. Количество бумажных документов от поставщиков в конце месяца может значительно возрасти. Если в обычный день необходимо обработать 20-30 документов, то в конце месяца таких документов может быть несколько сотен ежедневно. Вручную выполнить такую работу очень трудно, вероятность ошибок и неточностей возрастает. Необходимо также подчеркнуть, что каждый документ должен соответствовать требованиям законодательства, иначе возможны претензии и штрафы от налоговых органов. Кроме того, в бухгалтерии постоянно поступают электронные документы, которые также необходимо проверять и вводить в систему.
ABBYY FlexiCapture - это универсальная платформа, которая способна оптимизировать важные бизнес-процессы, связанные с документооборотом в бухгалтерии. Эта платформа является идеальным решением в ситуации, когда документы поступают в систему единым потоком и имеют любую форму, без предварительной сортировки.
Благодаря использованию ABBYY FlexiCapture, работа бухгалтера становится намного проще. Сотрудник бухгалтерии запускает приложение на своём компьютере и сканирует необходимые документы или загружает уже присланные электронные копии. Затем ABBYY FlexiCapture сам проводит все необходимые действия: распознаёт ключевые поля и информацию, содержащуюся в них. После этого документ переходит к бухгалтеру, который проверяет правильность ввода информации и/или вносит необходимые корректировки. Для того, чтобы сохранить данные в финансовой системе, сотруднику достаточно нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture особенно полезен для компаний с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией. Он позволяет удалённо собирать данные на местах, т.е. из региональных подразделений, и централизованно обрабатывать их в единой системе. Эта система способна обрабатывать и многостраничные документы. Например, при обработке счетов учитываются данные позиций всех полей счета, даже если они размещены на разных страницах. При обработке многостраничных документов порядок страниц не имеет значения.
ABBYY FlexiCapture обеспечивает быстроту работы и повышает точность итоговой информации благодаря своим технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). Работа с бумажными документами уменьшается в 3-10 раз, а точность обработки повышается в 10 (!) раз. Данный программный продукт окупается за 3 месяца - 1 год благодаря разумной стоимости и низким затратам на его внедрение и последующее сопровождение.
ABBYY FlexiCapture: Результаты на практике
Но что может предложить компания ABBYY FlexiCapture бизнесу? На практике решения компании ABBYY привели к достигнутым результатам. Примеры успеха из большого портфолио компании могут использоваться в качестве образцов.
PwC
Международная сеть компаний PwC, которая предоставляет услуги аудита, бизнес-консультирования, налогообложения, права, обучения и многие другие услуги по всему миру - это знакомая всем компания. За официальными услугам компании PwC Россиями обратились около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.
В этом случае задача ABBYY заключалась в том, чтобы повысить эффективность работы и автоматизировать обработку финансовых документов, операционных данных и переноса информации в корпоративную информационную систему. Ранее бухгалтеры вручную обрабатывали первичные бухгалтерские документы и сравнивали их данные с информацией в учетной системе. Кроме того, каждый документ необходимо было проанализировать, найти в нем необходимую информацию и только после этого внести данные в реестр.
А для использования платформы ABBYY FlexiCapture был разработан поток обработки бухгалтерских документов. На начальном этапе внедрения были обработаны около 1000 документов для сравнения данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были также созданы шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.
За сегодняшний день обработка документов бухгалтерами упрощена: необходимо всего лишь загрузить сканированные копии документов на сервер, а все последующие работы по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняются платформой.
В результате обработки финансовых документов ABBYY FlexiCapture нашли свое применение в PwC и значительно повысили эффективность процесса обработки данных. Многие сотрудники компании теперь могут свободно использовать свое время для намного более важных задач, которые также помогают им улучшать связь с клиентами.
Один из крупнейших розничных банков России - "Открытие". Финансово-кредитное учреждение входит в топ-15 крупнейших страны. Ежедневно банк обрабатывает около 1500-2000 различных документов, включая чеки, платежные требования, поручения и т.д. Ранее сотрудники ручным образом обрабатывали эти документы, это забирало большую часть рабочего времени и влекло за собой риски для банка. Организация решила упростить обработку данных, повысить эффективность и снизить затраты.
В январе 2014 года банк внедрил систему ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а в марте того же года - в филиалах. Теперь программа используется для сканирования, контроля бухгалтерских и финансовых документов и верификации. Автоматизация практически полностью исключает возможность мошенничества и ошибок, связанных с человеческим фактором. Благодаря точности обработки информации трудозатраты снизились в 30 раз. Бэк-офис полностью унифицировал весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов, что полностью освободило квалифицированных работников от рутинной работы.
Будущие планы банка - автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.
ООО «РН-Ванкор» является дочерним предприятием ОАО НК «Роснефть», одной из крупнейших нефтегазовых корпораций в мире. Компания использует решение от ABBYY для автоматизации обработки информации.
Основная цель перехода к электронному документообороту заключалась в снижении затрат, минимизации случаев порчи и утери бумажных оригиналов, а также в уменьшении сроков обработки первичных бухгалтерских документов. Более того, необходимо было организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и подачу отчетных документов в налоговые органы в электронном формате. Для решения этой задачи компания воспользовалась системой управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.
Программа работает в несколько этапов. Сначала сотрудник сканирует документ. Затем платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает тип документа, анализирует его комплектацию и правильность оформления. После этого сотрудник проверяет информацию на правильность и документ передается на сервер для согласования. Программа также напоминает о необходимости передачи документа в архив, формирует реестр приема-передачи, а также наносит штрих-коды для идентификации бумажных версий документов и их сверки с электронными копиями. Программа автоматизирует все виды операций бухгалтерского документооборота, а также автоматически отправляет контрагентам сканы согласованных версий документов, формируя массовые выгрузки по результатам поиска.
В результате внедрения системы полностью автоматизировался процесс обработки и внесения документов в систему. Кроме того, возросла точность сопоставления бумажных версий документов и их электронных копий, а также сократились сроки обработки. Система успешно работает в компании уже более 2 лет. За это время было настроено около 40 шаблонов, а общее количество обрабатываемых ею страниц составляет более 1 миллиона в год.
Крупнейший производитель стали, ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат», является одним из лидеров черной металлургии в России и мировом рынке. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки бухгалтерских документов, но необходимо было внедрить более гибкое решение, которое позволяло бы изменять параметры работы системы без обращения к разработчику.
Дополнительными задачами были автоматизация обработки неструктурированных первичных бухгалтерских документов, например, счетов, и ускорение и упрощение процесса сканирования, распознавания и передачи документов в корпоративную информационную систему.
Для решения этих задач было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволяет компании развивать систему силами собственных IT-специалистов и легко интегрировать ее в уже существующую систему. Благодаря внедрению системы ABBYY FlexiCapture компания выполняет ежемесячно огромное количество работ по сканированию и распознаванию счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных.
Продукты для интеллектуальной обработки данных, такие как ABBYY FlexiCapture, широко применяются в различных сферах бизнеса, особенно в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где автоматизированная обработка документации способствует повышению качества работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com